Lokalna Grupa Działania Biebrzański Dar Natury
zaprasza do złożenia oferty
na kompleksową usługę organizacji pikniku promującego produkt lokalny
„Smacznie z KGW”
Zadanie jest realizowane w ramach projektu współpracy: „Z tradycją w nowoczesność” współfinansowanego z Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2014-2020 realizowanego w ramach poddziałania: 19.3 „Przygotowanie i realizacja działań w zakresie współpracy z Lokalną Grupą Działania”.
I. SKŁADAJĄCY ZAPYTANIE OFERTOWE
Lokalna Grupa Działania Biebrzański Dar Natury Wojewodzin 2,
19-200 Grajewo
tel. 86 273 80 44
e-mail: lgd.biebrza@op.pl
NIP: 7191542157
(zwany dalej ZAMAWIAJĄCY)
II. TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA
Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi zapytania w rozumieniu ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz.U. z 2022 r. poz. 1710).
UWAGA!
Zamawiający zastrzega sobie możliwość zakończenia postępowania bez wyboru żadnej z ofert,
w szczególności w przypadku gdy wartość oferty przekracza wielkość środków przeznaczonych na sfinansowanie zamówienia.
III. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
Przedmiotem niniejszego zapytania ofertowego jest kompleksowa usługa polegająca na organizacji pikniku promującego produkt lokalny „Smacznie z KGW”, który zaplanowany jest na dzień 4 czerwca 2023 (niedziela) r. w godz. 11:00 – 17:00 na placu Świetlicy Wiejskiej w Wojewodzinie, która obejmuje w szczególności:
- Wynajem zadaszonej sceny o wymiarach nie mniejszych niż 6 m x 8 m wraz z nagłośnieniem.
- Zapewnienie namiotu pełniącego funkcję garderoby o wymiarach min. 3 m. x 6 m. (4 ściany boczne umożliwiające szczelne zamknięcie).
- Zapewnienie profesjonalnego konferansjera do prowadzenia pikniku.
- Zapewnienie namiotów i utworzenie w nich stoisk animacyjnych wraz z niezbędnymi materiałami do pracy, funkcjonujących w trakcie pikniku, tj. w godz. 11.00-17.00:
a) stoisko malowania twarzy i tatuaży,
b) stoisko moderowania balonów,
c) stoisko zaplatania warkoczyków,
d) stoisko gier i zabaw rodzinnych.
Wszystkie materiały używane przez zespół animacyjny powinny posiadać atesty bezpieczeństwa.
5. Zapewnienie animatorów przebranych w barwne kostiumy, którzy przeprowadzą min. 6 bloków animacji w trakcie pikniku po 30 min. (np. animacje taneczne, konkursy) na terenie imprezy, będą zachęcali do czynnego udziału w zaplanowanych atrakcjach, koordynowali konkursy
i zabawy oraz rozdawali słodycze. Wszystkie materiały używane przez zespół animacyjny powinny posiadać atesty bezpieczeństwa.
Wykonawca przedstawi szczegółowy program animacji do akceptacji Zamawiającego.
6. Zapewnienie drobnych nagród dla uczestników konkursów o wartości min. 500 zł (np. cukierki, lizaki, breloczki, piłeczki).
7. Zapewnienie występów min. dwóch zespołów ludowych z terenu działalności LGD Biebrzański Dar Natury, w uzgodnieniu z Zamawiającym.
8. Zapewnienie szczudlarza w stroju ludowym (o wysokości min. 100 cm) min. 4 razy po 30 min
w trakcie trwania pikniku.
9. Wynajem zabawek pneumatycznych wraz z obsługą:
- dmuchane urządzenie o wymiarach nie mniejszych niż 8 m x 6 m x 7 m wysokości
(np. zjeżdżalnia), - dmuchane urządzenie o wymiarach nie mniejszych niż 8 m x 6 m x 7 m wysokości
(np. zjeżdżalnia), - dmuchane urządzenie o wymiarach nie mniejszych niż 8 m x 6 m x 7 m wysokości
(np. zamek), - dmuchane urządzenie o wymiarach nie mniejszych niż 7 m x 5 m x 3,5 m wysokości
(np. plac zabaw), - dmuchane urządzenie o wymiarach nie mniejszych niż 7 m x 5 m x 3,5 m wysokości
(np. plac zabaw), - dmuchane urządzenie do wspinaczki o wys. min. 6 m,
- dmuchane urządzenie napełniane wodą o wymiarach min. 8 m x 8 m wraz z elementami pływającymi np. kule,
- dmuchane urządzenie o wymiarach nie mniejszych niż 3,5 m x 3,5 m. wypełnione kulkami,
- dmuchane urządzenie o wymiarach nie mniejszych niż 3 m x 2,5 m x 3 m wysokości
(np. bramka celnościowa), - dmuchane urządzenie o wymiarach min. 2,5 x 2,5 m z przeznaczeniem dla dzieci najmłodszych w wieku 2-4 lata.
Wszystkie urządzenia musza posiadać atesty i niezbędne pozwolenia, pracownicy montujący
i obsługujący urządzenia muszą być przeszkoleni. Sprawdzenie stanu technicznego i atestów urządzeń i instalacji technicznych, przeznaczonych do realizacji i obsługi programu leżą po stronie Wykonawcy.
Do oferty należy załączyć zdjęcia proponowanych zabawek pneumatycznych.
10. Zapewnienie leżaków dla odwiedzających Piknik „Smacznie z KGW” osób – 50 szt.
11. Utworzenie stoiska z popcornem, na którym podczas trwania pikniku przekazanych zostanie 200 porcji popcornu dla odwiedzających piknik dzieci.
12. Utworzenie stoiska z watą cukrową, na którym podczas trwania pikniku przekazanych zostanie 200 porcji waty cukrowej dla odwiedzających piknik dzieci.
13. Przekazanie zamawiającemu 600 porcji kiełbasy, pieczywa oraz naczyń jednorazowych (pieczenie kiełbasek we własnym zakresie Zamawiającego).
14. Zapewnienie oprawy muzycznej wraz z opłatą ZAIKS.
15. Zapewnienie nagród do konkursu kulinarnego o wartości 3000 zł. Nagrody należy uzgodnić
z Zamawiającym.
16. Zapewnienie zaplecza sanitarnego w postaci 2 kabin toaletowych dostarczonych na teren Pikniku oraz zlecenie wywozu po zakończeniu pikniku we własnym zakresie. Toalety muszą być wyposażone w umywalkę z wodą, papier toaletowy, ręczniki papierowe w celu wytarcia rąk oraz kosz na śmieci. Stan toalet i umywalek powinien być na bieżąco monitorowany tak, by zagwarantować ich czystość i pełną funkcjonalność w godzinach trwania pikniku.
17. Zapewnienie agregatów prądotwórczych wraz z paliwem o mocy dostosowanej do potrzeb prawidłowego przebiegu pikniku „Smacznie z KGW” (zapotrzebowanie nagłośnienia, zabawek pneumatycznych).
Dodatkowe atrakcje mile widziane.
Oferent zobowiązuje się do przygotowania wszystkich stoisk i atrakcji na minimum godzinę przed rozpoczęciem pikniku.
IV. TERMIN I MIEJSCE REALIZACJI ZAMÓWIENIA
Termin i miejsce realizacji – 4 czerwca 2023 (niedziela) r. w godz. 11:00 – 17:00 na placu Świetlicy Wiejskiej w Wojewodzinie.
V. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU
- O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy:
a. dysponują niezbędnym sprzętem oraz zapleczem pracowników do realizacji zadania,
b. wykonają przedmiot zamówienia w terminie,
c. rozliczą się z Zamawiającym na podstawie faktury VAT/ rachunku,
d. przyjmą zlecenie przedmiotowego zadania w formie pisemnej umowy między Zamawiającym a Wykonawcą.
VI. KRYTERIA WYBORU OFERTY:
NAJNIŻSZA CENA – 100%
W przypadku złożenia oferty o takiej samej najniższej cenie decydować będzie kolejność wpłynięcia oferty. Oferta, która wpłynie wcześniej do biura LGD Biebrzański Dar Natury i posiada taką samą najniższą cenę będzie ofertą wybraną do realizacji.
Składający zapytanie ofertowe zastrzega sobie prawo dokonania zmian warunków zapytania ofertowego w uzasadnionych przypadkach, a także jego odwołania oraz zakończenia postępowania bez wyboru ofert, w szczególności w przypadku gdy wartość oferty przekracza wielkości środków przeznaczonych przez Składającego zapytanie ofertowe na sfinansowanie zamówienia. Składający zapytanie ofertowe złoży zamówienie u Oferenta, który spełni wymagania Zapytania ofertowego oraz otrzyma najniższą ceną.
VII. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWYWANIA OFERTY
- Oferta musi być sporządzona w języku polskim, na maszynie do pisania, komputerze, ręcznie długopisem lub inną trwałą i czytelną techniką oraz podpisana przez osobę(y) upoważnione do składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy.
- Wykonawca ma prawo złożyć tylko jedną ofertę. Złożenie większej liczby ofert spowoduje odrzucenie wszystkich ofert złożonych przez danego Wykonawcę.
- Treść złożonych ofert musi odpowiadać treści Zapytania ofertowego.
- Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.
- Poprawki lub zmiany w ofercie, powinny być parafowane własnoręcznie przez osobę podpisującą ofertę.
- Oferta oraz wszelkie oświadczenia i zaświadczenia składane w trakcie postępowania są jawne.
- Zamawiający nie przewiduje rozliczania w walutach obcych. Rozliczenia między Zamawiającym a Wykonawcą prowadzone będą w PLN.
- Oferta, której treść nie będzie odpowiadać treści Zapytania ofertowego, zostanie odrzucona. Wszelkie niejasności i wątpliwości dotyczące treści zapisów w Zapytaniu ofertowym należy wyjaśnić z Zamawiającym przed terminem składania ofert.
- Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert wariantowych.
- Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych.
- Cena podana w ofercie musi być ceną kompletną i jednoznaczną, i stanowić całkowite wynagrodzenie Wykonawcy za wykonanie przedmiotu umowy w pełnym zakresie. Cena musi zawierać wszelkie koszty niezbędne do zrealizowania zamówienia wynikające z opisu przedmiotu zamówienia zawartego w rozdziale III Zapytania Ofertowego.
VIII. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA I OTWARCIA OFERT
1.Składanie ofert:
Ofertę należy złożyć w siedzibie Zamawiającego:
Lokalna Grupa Działania Biebrzański Dar Natury
Wojewodzin 2, 19-200 Grajewo
w terminie do dnia 21 marca 2023 r. do godziny 12:00
osobiście, e-mailem (na adres lgd.biebrza@op.pl) lub za pośrednictwem operatora pocztowego, posłańca, kuriera. Decydujące znaczenie dla oceny zachowania terminu składania ofert ma data i godzina wpływu oferty do Zamawiającego, a nie data jej wysłania przesyłką pocztową czy kurierską.
IX. ODRZUCENIE OFERTY
Oferta podlega odrzuceniu w przypadku, gdy:
1. Treść oferty nie odpowiada treści zapytania ofertowego.
2. Oferta została złożona przez Wykonawcę niespełniającego warunków udziału w postępowaniu określonych w zapytaniu ofertowym.
3. Oferta została złożona po terminie składania ofert określonym w Zapytaniu ofertowym.
X. WARUNKI ZMIANY UMOWY
1. Umowa zawarta z wybranym wykonawcą może być zmieniona, jeżeli zmiana ta nie spowoduje zmniejszenia albo zwiększenia zakresu rzeczowo-finansowego.
2. Zmiana umowy w zakresie wydłużenia terminu realizacji zadania jest możliwa na skutek wystąpienia nieprzewidzianych zdarzeń uniemożliwiających realizację zadania. Fakt pojawienia się okoliczności uniemożliwiających realizację zadania musi być zgłoszony niezwłocznie Zamawiającemu.
XI. DODATKOWE INFORMACJE
Oferent, którego oferta zostanie wybrana do realizacji zostanie poinformowany do dnia 24.03.2023 r. do godz. 15.00.
XII. WZORY ZAŁĄCZNIKÓW
- Załącznik nr 1 – Formularz oferty
- Załącznik nr 2 – Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych
- Zapytanie ofertowe piknik_04.06.2023r.
XIII. OSOBA DO KONTAKTU
Martyna Modzelewska
kierownik biura
……………………………
Lokalna Grupa Działania
Biebrzański Dar Natury
Wojewodzin 2, 19-200 Grajewo
tel. 86 273 80 44 mail: lgd.biebrza@op.pl
